Что делать, когда в фокусе внимания нужно удержать несколько сфер или проектов? Как понять, за что хвататься в первую очередь, когда появилось свободное время? А если доступ к компьютеру ограничен двумя часами в день? Поделюсь своим опытом и, если в прошлый раз говорили о целях и мечтах, то сегодня — о более серьёзных инструментах, которые помогают поставить конкретные задачи при спонтанном планировании.
Метод первый. Антикризисный
Этот метод можно использовать и для рабочих задач, и, при желании, для разных сфер жизни.
Берём лист бумаги или разворот в ежедневнике и делим его на вертикальные столбцы.
Вверху каждой колонки пишем название сферы деятельности, проекта, жизни, как вам больше нравится. Например: семья, работа, дом, учёба. Или: что приготовить, что сделать по работе, что посмотреть. Или только рабочие задачи: тексты, задания тренинга, сайт. Далее в каждом столбце пишем соответствующие задачи на ближайшее время. Можно дробить их на более мелкие и конкретные. Так подойти к делу бывает проще, и сразу видно, что можно сделать за короткий промежуток времени. Ведь некоторые задачи не занимают больше 5-15 минут. Теперь просто двигаемся по колонкам, выполняя намеченные дела.
Как этот инструмент использую я, и почему он антикризисный
Я не использую этот метод при ежедневном и еженедельном планировании, а скорее в какой-нибудь напряжённый период. Например, когда направлений деятельности становится очень много, и я уже не успеваю уследить, что нужно сделать по каждому. Тогда выгружаю всё на бумагу.
Не рекомендую брать много направлений, чтобы не загнать себя в ощущение “я ничего не успеваю”. Поэтому я больше люблю применять этот инструмент для рабочих задач (проект, учёба, офисная работа).
И он меня очень здорово выручил, когда у меня был доступ к компьютеру только на полтора часа в день. А в этот период я работала, проходила тренинг у Марии Губиной, планировала запуск с партнёром и ещё были какие-то “компьютерные” задачи. Сначала я расстроилась, что не смогу полноценно пройти тренинг и вообще ничего не сделаю. И чтобы уйти от этого “ааа, есть возможность поработать, за что хвататься”, я чётко расписала себе задачи по всем направлениям. И в нужный момент просто быстро начинала делать.
А самое любимое занятие — это вычёркивать выполненное!
Самое интересное, что я многое успевала за это время. Потому что ограниченность “компьютерного” ресурса сразу убирает соблазн бесцельно сёрфить по соцсетям. Понимаешь, что нужно делать в приоритете, и у тебя есть прописанные задачи. Ну, и перфекционизм включать некогда. Кстати, с домашними заданиями я тогда в итоге всё успела 🙂
Метод второй. Для ежедневного планирования
Здесь речь пойдёт об известной матрице Эйзенхауэра. Если вы с ней незнакомы, коротко объясню суть: делим лист, как показано на фото.
И у нас получаются четыре квадрата: “важно-срочно”, “важно-несрочно”, “неважно-срочно”, “неважно-несрочно”
«Важно-срочно»
В классической интерпретации под областью “важно-срочно” подразумеваются дела, которые уже “горят”. Не пошли на профосмотр к стоматологу, а зуб дал о себе знать в самый неподходящий момент. И всё — визит к врачу стал неотложным делом. Откладывали рабочие задачи, пришёл дедлайн.
«Важно-несрочно»
Второй квадрат “важно-несрочно” — это те задачи, которые посвящены важным для вас сферам жизни. Например: семья, здоровье, саморазвитие, проект. Сюда входят и рабочие задачи, выполнение которых позволит уйти от авралов. В квадрат 2 можно записать профосмотр, написание текста или доклада, пока дедлайн ещё далеко, спланировать отдых, время с семьёй и другое. Классический подход подразумевает, что вовремя выполняя задачи из квадрата 2, вы не допускаете их попадания в квадрат 1.
«Неважно-срочно»
Это разного рода текучка, рутинные задачи.
«Неважно-несрочно»
Это то, что отнимает ваше время: зависание в социальных сетях, задачи, которые можно делегировать, и так далее.
Как я использую матрицу Эйзенхауэра, или о том, как я полюбила планировать
Сначала я попробовала этот метод не для ежедневного планирования, а чтобы просто разгрузить голову. Отлично подходит, если у вас постоянно крутится мысль: “Столько дел, столько дел!”, а на вопрос: “Какие у тебя дела?” сразу и не ответишь. По одной из рекомендаций, я просто выписала все свои задачи из разных сфер, всё, что нужно сделать. А потом раскидала по матрице.
У вела электронную табличку, в которой было удобно удалять выполненные дела. А опустевшая ячейка несказанно радовала. Это не было планированием в конкретные сроки. Просто было понятно: сначала “тушим пожар” в квадрате 1, потом идём в 2 и 3, и может быть, в 4, если там что-то есть.
И мне так этот инструмент понравился, что я начала применять его для ежедневного планирования. Теперь в начале недели я пишу список того, что хочу сделать за предстоящие семь дней. Потом в каждом дне рисую матрицу и раскидываю дела по квадратам.
Я не первооткрыватель, и такое планирование описано во многих методиках. Но всё равно что-то делаешь по-своему и настраиваешь известные инструменты под себя.
Так, я работаю в основном с квадратами 1 и 2. При этом квадрат 1 у меня — это не только то, что я не сделала вовремя. Это просто важные дела на день, которые лучше не переносить, или что-то, привязанное к определённому времени. Например, консультация, День рождения подруги и так далее.
И я делаю поочередно дело из квадрата 2, потом из квадрата 1, потом снова 2. То есть — я не жду, когда опустеет первый квадрат. Мне важно, чтобы дела из второй области были в моей жизни. И, более того, не стремлюсь любой ценой всё за день выполнить. Получилось — здорово, нет — и такое бывает. Главное — без этой систематизации я бы сделала меньше.
Раньше с планированием было сложно. Разные методы работали временно. А вот тут я начала любить составлять планы на неделю и раскидывать их по ежедневным матрицам.
Правда, признаюсь, что иногда я отхожу от своих планов, откладываю “нелюбимые” дела, ухожу в сезонную спячку. Но поэтому мне и нравится спонтанное планирование: когда снова появляется ресурс (свободное время, силы, настроение), у меня перед глазами есть план. Вот сегодня в нём был текст для “Мама-райтера”, видите — работает :).
А как вы планируете свои дела, когда направления деятельности множатся, а время — только сокращается?
Мария Сметанина, онлайн-репетитор по технике речи, журналист
