В первой части статьи про способы планирования вы узнали о Хроносе и Кайросе, пробовали наводить Автофокус и всегда говорить «Да!». Сегодня продолжим обзор и добавим ещё несколько техник ведения списков задач в ваши копилки.
Итак:
Принцип Парето
Принцип Парето
Известный принцип, который гласит, что «20% усилий дают 80% результата». Самое важное – это понять, решение каких 20% задач приносит вам деньги. Остальные 80% дел можно безболезненно делегировать.
Пересмотрите все свои задачи с этой точки зрения. Чем занят ваш день, какими делами? Например, вы тратите приблизительно час, чтобы написать статью, и столько же времени, чтобы отвести детей в детский сад и школу. Подумайте, что для вас важнее. Если копирайтинг приносит вам деньги, возможно, надо найти няню, которая будет отводить детей, а освободившееся время вы потратите на то, что принесёт вам 80% результата.
По какому принципу вы будете выделять приоритеты и оценивать важность дел, это уже ваш личный выбор. Всё зависит от уровня вашей ответственности, осознанности и актуальности задач.
Колесо баланса
Колесо баланса
Пожалуй, это самый известный коучинговый инструмент, который, к тому же, позволяет спланировать своё время. В классическом колесе баланса круг делится на 8 частей, каждая из которых символизирует одну из сфер нашей жизни. Это могут быть работа, семья, деньги, здоровье и так далее.
Каждую из сфер мы оцениваем по шкале от 0 до 10 в зависимости от их наполненности и нашей удовлетворённости. Если вы оцениваете какую-то область своих интересов меньше, чем в 10 баллов, это означает, что вам есть куда расти.
Таким образом, вы можете посмотреть, в какой из областей у вас больше всего задач и дел, а в какой – провал. Сможет ли колесо вашей жизни легко катиться в этом случае? Что вам нужно исправить, чтобы ваша жизнь стала более сбалансированной? Зачастую такой «самокоучинг» помогает взглянуть на дела под другим углом и более эффективно планировать свой график.
Mind-map (интеллект-карты)
Интеллектуальные карты
В последнее время интеллект-карты активно используются в различных областях. Они представляют собой вид записи, при котором в центральный блок вписывается основная задача, а от неё в разные стороны расходятся линии, ведущие к подзадачам в виде более мелких блоков.
Интеллект-карту можно создавать онлайн или рисовать вручную на большом листе бумаги.
При планировании большой цели удобно дробить её на промежуточные цели, которые в свою очередь тоже можно разбивать на более мелкие. Это позволяет «съесть слона по кусочкам»: объём первоначальной задачи уже не пугает, и вы понимаете, с каких шагов надо начать, чтобы достигнуть намеченного.
Например, у вас есть глобальная цель: создать свой сайт. Эту глобальную задачу вы разбиваете на более мелкие: придумать название, написать контент, запустить рекламу сайта. Затем каждый пункт вы разбиваете на конкретные действия, которые будете осуществлять.
Mind-map помогает планировать и видеть всю картину целиком, позволяя наглядно оценивать, сколько вам осталось до завершения задачи.
Популярные сервисы для создания интеллект-карт:
Пирамида Франклина
Пирамида Франклина
Визуально эту систему планирования представляют в виде пирамиды, в основании которой лежат глобальные задачи вашей жизни. Исходя из своих ценностей (семья, деньги, карьера, свобода и прочее) вы, основываясь на них как на фундаменте, определяете, чего вы хотите достичь в жизни. По мере сужения пирамиды кверху задачи дробятся на более мелкие.
Например, ваша ценность – карьера, и вы хотите открыть свое агентство копирайтинга. Следующая ступень в пирамиде – это определение генерального плана жизни для достижения цели: открытие агентства. После этого вы прописываете, что конкретно готовы сделать в долгосрочной перспективе: получить образование, посещать форумы и конференции и т. д. Пятый этаж пирамиды – краткосрочное планирование: найти подходящие курсы, купить билет на форум. Верхний этаж в пирамиде – план на день. Это самые простые и понятные задачи: узнать, где купить билет, выяснить, какие нужны документы для обучения. При этом не забывайте указывать конкретные сроки выполнения задач.
Таким образом, вы как будто смотрите на свою жизнь сверху, представляя объёмную картинку. Очень важно при этой схеме планирования отслеживать, чтобы ежедневные планы не противоречили долгосрочным и вы двигались точно к цели.
Буллет-Джорнал (Bullet Journal)
Буллет-джорнал
Этот метод планирования подойдет вам, если вы не любите вести списки дел в телефонах и на планшетах, а получаете кинетическое наслаждение от записи своих идей и мыслей вручную. Всё, что вам нужно, это красивый блокнот и любимая ручка.
Для составления еженедельного плана вы выписываете пункт за пунктом все дела и встречи на день. Каждый из пунктов помечаете определённым символом. Точка ставится рядом со срочными делами, кружок – рядом с запланированными встречами. Вы можете придумать свою систему обозначений, например, нарисовать глаз рядом с записью о предстоящих переговорах. Когда задача выполнена, вы ставите рядом со строчкой крестик, если задача неактуальна – вычеркиваете её. Дело можно переносить на следующий день, отмечая его стрелкой.
В этом же блокноте удобно составлять списки дел на месяц или год, а также создавать отдельные страницы, посвящённые каким-то темам: «Идеи для блога», «Книги», «Вебинары в записи». На этих страницах вы будете записывать всё то, чему хотите уделить внимание позже. Когда неожиданно появляется свободное время, можно открыть страницу со списком и вспомнить, что вы хотели почитать или послушать.
Чтобы не потеряться в обилии заметок и списков, создайте в начале или конце блокнота оглавление с указанием номеров страниц.
Графики Ганта
Графики Ганта
Эффективный и наглядный метод планирования, представляющий из себя график, по горизонтальной оси которого отмечают время, а по вертикальной – задачи и дела.
Если у вас много разноплановых дел с разным сроком исполнения, глядя на такой график, вы легко отследите свою загруженность и выполнимость задач.
Например, сейчас вы пишете статью в 6-й номер журнала, одновременно редактируете статью для 5-го и подбираете картинки для статьи в 4-й номер. И все эти процессы происходят параллельно, создавая накладки изо дня в день. График Ганта поможет наглядно отследить своевременность выполнения всех задач и спланировать очерёдность ваших целей.
Метод группировки
Метод группировки
С помощью этого метода вы без затруднений оцените свою жизнь с точки зрения социальных ролей. Например, я – жена, мама, копирайтер, дочь, хозяйка, творческая личность и иногда лентяйка, которой хочется читать, лёжа на диване.
Исходя из понимания своих ролей, вы наполняете задачами ежедневник. Например, сегодня я как хозяйка вымою пол и сварю суп. Все остальные задачи я отодвигаю на завтра. Или я сегодня сделаю 3 пункта как хозяйка, 3 как жена и 3 как копирайтер. Понятно, что если у вас грудной ребёнок, роль мамы будет ведущей, и все задачи априори будут группироваться вокруг неё.
Этот метод позволяет отследить, какие задачи и для какой роли вы выполняете, совпадает ли ваше представление о жизни с реальным положением дел. Например, вы хотите стать первоклассным копирайтером, но в списке задач только те, которые соответствуют роли мамы и хозяйки. Подумайте, каких задач не хватает в вашем планере для того, чтобы воплотить вашу мечту.
Метод позволяет сфокусироваться на задачах, которые действительно актуальны для вас, при этом вы реализуете свои основные социальные роли.
Принцип Кайзен (Kaizen)
Метод Кайдзен
Этот метод заключается в том, что каждый день вы делаете один маленький шажок для достижения цели или улучшения какой-то сферы своей жизни. Двигаться вперёд можно, ежедневно уделяя всего лишь 1 минуту определённому действию: записать 2 новые идеи для статьи, прочитать 1 страницу новой книги или сделать 7 приседаний.
Важно определиться с тем, чего вы хотите достичь из того, что давно откладывали. И уже через месяц привычка закрепится настолько, что вы автоматически, без напоминаний будете продолжать делать шаги в нужном направлении!
Самое главное в принципе Кайзен – это 1 минута в день на старте, регулярность и поддержка окружения. Если у вас есть те, кто вас вдохновляет и не даёт сдаться, вы достигнете цели намного быстрее. Это могут быть подруги, коллеги или коуч.
Принцип отлично подходит для женщин, ведь мы в этом случае достигаем целей не на силе воле, не из состояния «умри, но сделай», а плавно и постепенно.
Все системы планирования разные и подходят не всем. Выбирайте схемы планирования, наилучшим образом подходящие для достижения ваших целей. Чтобы понять, «ваш» метод или нет, следует его применять на практике.
Возможно, вы попробуете строить планы по-новому просто из женского любопытства, а уже позже какой-то метод станет для вас незаменимым помощником? Поделитесь с нами своим опытом!
Автор: Наталия Шатухо, коуч, выпускница тренинга «Мама-райтер 6.0»
автор проекта «Дорога к радости» http://road4happy.ru/
