Схемы планирования задач: выбери для себя лучшую (часть 1)

Выпускница нашего главного тренинга «Мама-райтер», Наталия Шатухо,  подготовила замечательный обзор различных вариантов планирования, которые отлично подойдут для мам-фрилансеров. Сегодня представляем вам первую часть её работы.

Первое время, когда я только начала совмещать домашние дела и удалённую работу, я терялась в огромном количестве дел и бесконечных списках. У меня было ощущение, что время пролетает незаметно, а я кручусь как белка в колесе, но всё равно ничего не успеваю.

Так было до тех пор, пока я не стала применять схемы планирования задач. Я выбирала наиболее простые и понятные техники. Для каждой из задач пробовала различные методы, сочетая их и придумывая миксы. В итоге нашла свои схемы планирования, и моё раздражение и чувство тревоги постепенно сошли на нет.

После прочтения статьи вы сможете выбрать понравившиеся вам схемы для эффективного планирования дня. Проявите фантазию и создайте свою уникальную схему планирования, которую вы сможете применять и адаптировать именно под свои задачи.

Всегда говори «Да»

Всегда говори «Да»?

Думаете, что это только название кинокомедии с участием Джима Керри? Как бы не так: некоторые дамы, пытаясь успеть переделать все дела, пользуются именно этим методом. Они хватаются за всё подряд: пишут SEO-текст, одновременно разучивая со старшим ребёнком стихотворение, при этом помешивая суп левой рукой и рисуя медвежонка для младшего – правой.

Возможно, при такой высокой активности вы выполните огромное количество дел. Но, скорее всего, свалитесь без сил через несколько дней. Такое поведение характерно для жертвы, которая послушно и безропотно тянет в одиночку весь воз проблем. Не самая лучшая идея хвататься за все дела подряд или записывать в свой планер бесчисленное множество задач. Ответить на любой вопрос «Да» можно беспроигрышно только в кино, в жизни этот метод лучше не применять.

«Умный» стикер

Не утоните в стикерах

Это система планирования, при которой вы клеите на видное место листочки с напоминаниями. Стикеры могут быть разных цветов и формы. Удобно использовать рабочую доску для стикеров над столом, за которым вы работаете. При взгляде на напоминания вам сразу становится понятно, что делать в первую очередь и сколько дел ждёт впереди. Стикеры легко переклеивать, менять местами в зависимости от ранжирования целей.

Этот наглядный способ планирования очень удобен, если у вас нет аврала или проблем с самоорганизацией. Но если ваше время «утекает сквозь пальцы» и сроки по сдаче текстов начинают «гореть», то вы можете просто потеряться на пёстром ковре из стикеров, которые будут сливаться в единую массу.

Система «Автофокус»

Наводим автофокус

Бывают ситуации, когда у вас накопилось огромное количество разноплановых дел, начиная от «написать статью на ФБ, найти заказчика, разобрать вещи в шкафу» до «выбрать семейный отель для отдыха». В этом случае вас выручит система планирования «Автофокус».

Возьмите толстый блокнот и запишите в него абсолютно все задачи: важные и незначительные, глобальные и сиюминутные. Это позволит вам разгрузить голову и избавить себя от ненужного стресса.

Теперь спокойно просматривайте записи на странице, пока какой-то пункт не привлечёт ваше внимание. Не пытайтесь рассуждать и оценивать свой выбор. Просто начинайте сразу выполнять выбранную задачу. Руководствуйтесь коучинговым принципом, что человек в каждую минуту времени совершает наилучший выбор.

Не доделали задачу – вносите этот пункт в конец списка. Сделали – с чистой совестью вычёркивайте запись. Если ни один из выписанных пунктов так и не привлёк вашего внимания, возможно, вам надо задуматься: а так ли необходимы эти цели? Может быть, вам не надо копить их в списке невыполненных задач?

Постепенно вы доберётесь до конца списка и выполните все пункты, но не в хронологическом порядке, а интуитивно вычленяя их по очереди из разных страниц.

Система «Кайрос»

Система Кайрос

Это гибкая схема планирования, при которой вы привязываетесь к благоприятным для исполнения задач обстоятельствам.

Например, вы можете выполнять задачи по территориальному признаку. Если вы едете в кафе на встречу с подругой, запланируйте выполнение дел «по пути»: заехать в магазин, отвезти вещи в химчистку или назначить встречу с заказчиком рядом с кафе.

Пока ваш ребёнок занимается в секции, вы можете зайти в соседний банк, обсудить с мамами других детей актуальный вопрос или написать черновой вариант текста на смартфоне. Таким образом, вы экономите время, совмещая несколько дел сразу.

Для успешного внедрения этой системы в жизнь вы должны заранее сгруппировать все свои задачи в ежедневнике, чтобы решать их последовательно и наиболее продуктивно.

Метод «Помодоро»

Система «Помодоро»

Один из самых эффективных и простых методов планирования для фрилансеров. Он получил свое название благодаря таймеру в форме помидора, которым пользовался автор метода.

Суть в том, что вы заводите таймер на 25 минут и в течение этого времени делаете одно дело, не отвлекаясь на возможные раздражители: телефон, телевизор или социальные сети. Когда таймер зазвонит, вы делаете 5-минутный перерыв, во время которого не думаете о работе, а даете возможность мозгу отдохнуть: пьёте воду или чай, ходите, приседаете, но не работаете. Потом снова включаете таймер на 25 минут и полностью погружаетесь в работу. Звонит таймер, и вы снова делаете перерыв в течение 5 минут. Каждые 30 минут в этом случае называются «помидором».

Перед началом работы по методике «Помидоро» вы намечаете себе список дел, которые предстоит выполнить. Например, вам надо написать статью. Вы предполагаете, что у вас на её написание уйдёт около часа, или «два помидора». Вы ставите таймер, делаете перерывы и обязательно фиксируете, сколько «помидоров» вы фактически потратили на эту задачу. После 4 «помидоров» необходимо сделать перерыв 15-20 минут.

Самое трудное в этой технике – отдыхать во время перерыва, не думая о работе и не поддаваясь соблазну заняться другими делами. К тому же, оценить каждое дело «в помидорах» можно только спустя несколько дней после начала применения этого метода. Обратите внимание, что в день лучше делать не больше 10 «помидоров».

Метод отличается креативностью и простотой. Попробуйте эту увлекательную игру «в помидоры», особенно если любите всё необычное.

Система «Хронос»

Система Хронос

Это не классическое жёсткое планирование, а метод, при котором вы разбиваете любую задачу на маленькие подзадачи длительностью 15 минут. Далее вы делаете несколько коротких подходов к основной задаче, как бы несерьёзно, находясь в состоянии «поделать задачу».

Если у вас нет 15 минут на уборку, качание пресса или маску для волос, выделите себе 10, 5 или 2 минуты – сколько у вас есть. В течение дня старайтесь сделать максимальное количество подходов к одной задаче.

Этот метод отлично работает у многодетных мам, помогая им поддерживать свою внешность, детей и дом в порядке, не зацикливаясь на определённом времени и не устанавливая жёстких рамок. Используя систему «Хронос», вы остаётесь в ресурсном состоянии и при этом успеваете сделать достаточно много дел.

Пока вы ждёте продолжения обзора, поделитесь с нами своими способами планирования ежедневных задач. Вдруг, мы ещё о каком-то не знаем 🙂

Автор: Наталия Шатухо, коуч, выпускница тренинга «Мама-райтер 6.0»

автор проекта «Дорога к радости» http://road4happy.ru/